Bedrijfsvoering

Voor het begrotingscriterium geldt dat alle overschrijdingen van lasten en investeringskredieten onrechtmatig zijn, waarbij voor een aantal scenario’s in de financiële verordening is beschreven wanneer deze overschrijdingen acceptabel zijn. Voor over- en onderscheidingen van baten, onderschrijdingen van lasten en onderschrijdingen van investeringskredieten geldt dat deze als onrechtmatig zijn aangemerkt indien ze niet tijdig aan de raad zijn gemeld. Voor de tijdige melding hiervan haken wij aan op de gebruikelijke P&C producten, te weten de trimesterrapportages en de jaarrekening.

Programma Bestuur en organisatie € 610.000 | Binnen dit programma zijn er per saldo € 610.000 meer lasten gerealiseerd dan begroot. Dit komt met name voort uit onderstaande twee overschrijdingen.

• Boeking van naheffing BCF suppleties € 348.000 naar aanleiding van het boekenonderzoek door de belastingdienst. Tegenover deze naheffing staan ook inkomsten uit correcties van BTW aangiftes van € 119.000, per saldo dus € 229.000. De belastingdienst heeft het onderzoek per jaareinde 2023 afgerond, de impact moet in de jaarrekening verwerkt worden. Omdat de conclusies van de belastingdienst per jaareinde bekend waren was het in de tijd niet meer mogelijk om binnen het boekjaar een begrotingswijziging door de raad te laten autoriseren.
• Afboeking vordering Parkvisie € 292.000. In voorgaande jaren was de vordering op Parkvisie (project Heikant) op basis van een intentieovereenkomst als vordering op de balans opgenomen. In 2023 is een nieuwe formele overeenkomst met Parkvisie getekend, waarin alle rechten en verplichtingen veel scherper zijn omschreven. Consequentie is dat de vergoeding voor gemaakte kosten voor verkeerskundige aanpassingen niet meer opgenomen mag worden als vordering, omdat de te maken kosten in de toekomst liggen. Vandaar dat dit nu gezien moet worden als een 'niet uit de balans blijkend recht' en zijn we verplicht om de vordering af te boeken.

Voorwaardencriterium

Voor het voorwaardencriterium bestaat de norm uit het normenkader zoals op 18-12-2023 door de raad is vastgesteld. Ten aanzien van dit criterium zijn onderstaande bevindingen geconstateerd:

Inkopen

Vervoer Oekraïense kinderen € 139.000 | Voor de inkoop van het vervoer van Oekraïense kinderen is in eerste aanleg pragmatisch en proactief gehandeld, de opvang en het leveren van de benodigde zorg en dienstverlening stond voorop. Het spoedeisende karakter van deze inkoop is inmiddels verlopen. Een aanbesteding conform ons interne inkoopbeleid had in 2023 moeten plaatsvinden om de rechtmatigheid hiervan de garanderen. Dit is niet gebeurd, de organisatie is hierop geattendeerd, er worden acties ondernomen om deze inkoop aan te besteden.

Verbouwing voormalige kerk Ven-Zelderheide € 55.000 | Met betrekking tot de verbouwing van de voormalige kerk in Ven-Zelderheide naar een Multi Functionele Accommodatie is een opdracht verstrekt aan een architectenbureau. Deze inkoop en de bijbehorende dossiervorming is onvoldoende vastgelegd. Hierdoor kan niet achterhaald worden welke aanbestedingsprocedure heeft plaatsgevonden en kan geen zekerheid verkregen worden over de rechtmatigheid van deze procedure.  Door middel van scherper contractmanagement, strakkere interne controles en hernieuwde werkinstructies wordt ingezet op het vergroten van de bewustwording hiervan.

Applicatie en service aanbieder Centric € 80.000 | De raamovereenkomsten met Centric voor het gebruik van diverse applicaties moeten opnieuw worden aanbesteed. Om de continuïteit van de bedrijfsvoering te garanderen en om de werklast voor de organisatie behapbaar te houden is in ons IT beleid vastgelegd dat we gefaseerd applicaties gaan aanbesteden. Waardoor een deel van de applicaties niet binnen de vastgestelde periode aanbesteed wordt. We maken vorderingen op dit gebied. Zo is in 2023 een groot deel van de applicatie voor het sociaal domein opnieuw aanbesteed en geïmplementeerd. In 2024 wordt de marktoriëntatie gestart voor de aanbesteding van de financiële applicatie. Derhalve is dit een geaccepteerde en weloverwogen “onrechtmatigheid”.

Participatie

Uitkeringen BUIG € 54.000 | Binnen de uitgevoerde interne controles op de uitkeringsdossiers zijn een aantal bevindingen en fouten naar voren gekomen. Het genoemde bedrag betreft de geëxtrapoleerde fout over de gehele populatie. De geconstateerde fouten hebben betrekking op het toepassen van onjuiste berekeningen of het onjuist korten van bedragen. De bevindingen zijn afgestemd met de medewerkers en zijn gecorrigeerd waar mogelijk. In de interne controle van 2024 wordt de opvolging gemonitord.

M&O criterium

Ten aanzien van het M&O criterium is de nota M&O beleid van onze organisatie leidend bij het voorkomen en opsporen van misbruik en oneigenlijk gebruik. Omdat alleen bij misbruik sprake is van een onrechtmatigheid zijn eventuele gevallen van misbruik (mits cumulatief met andere fouten of onduidelijkheden boven de verantwoordingsgrens) opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Op basis van de uitgevoerde controlewerkzaamheden zijn ten aanzien van dit criterium geen bevindingen geconstateerd.